INFODF Accesible

Está conformado por los documentos que se encuentren en trámite. Los documentos serán resguardados en él de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental del Instituto, por el tiempo estrictamente indispensable para cumplir con el objetivo para el cual fueron generados, debiendo ser remitidos a la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria.



Políticas


  • Los titulares de área en su calidad de responsables del archivo de trámite, coordinarán el registro y distribución de la correspondencia del área, con apoyo del Enlace que participa en el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos.
  • El registro, control y seguimiento de la correspondencia de entrada y salida en cada área será de manera automatizada a través del sistema habilitado para tal fin.
  • Todos los expedientes sin excepción deben identificarse con su respectiva carátula de expediente.
  • Los expedientes deben contener todos los documentos foliados correspondientes a un mismo asunto, tema, materia, actividad o trámite, en orden cronológico.
  • El contenido de los expedientes no deberá rebasar los tres centímetros de longitud, por lo que podrán generarse los legajos necesarios.
  • Los expedientes se organizarán en el mobiliario específico identificado de conformidad con los códigos de clasificación archivística, y se ordenarán de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, y no se mezclarán con otros materiales documentales ni de oficina.
  • La consulta de expedientes deberá realizarse mediante el control de consulta respectivo. Los expedientes serán devueltos al archivo en un plazo máximo de 15 días naturales en las mismas condiciones físicas en que se otorgó para consulta.
  • El préstamo de expedientes clasificados en sus modalidades de reservado y confidencial, deberá realizarse mediante documento suscrito por el titular del área solicitante, especificando el nombre de la persona autorizada para tal efecto.
  • Cada área deberá contar con un registro de expedientes utilizando el formato de Inventario General de Expedientes por Serie Documental.
  • Los expedientes que contengan datos personales, así como información reservada deberán custodiarse de conformidad con las especificaciones de seguridad establecidas por el área para cada caso.
  • El Responsable del Archivo de Trámite con apoyo del Enlace, coordinará sistemáticamente la transferencia primaria de expedientes.


Porcentaje de series por área