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Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública, Protección de Datos Personales y Rendición de Cuentas de la Ciudad de México

Sistema institucional de archivos

El INFO CDMX comprometido con la difusión de la cultura archivística pone a disposición de la ciudadanía el siguiente sitio de interés:
  • https://www.gob.mx/agn
  • El Sistema Institucional de Archivos (SIA) del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública, Protección de Datos Personales y Rendición de Cuentas de la Ciudad de México es el conjunto de principios, lineamientos, procedimientos y estructuras que tomando como base el ciclo vital del documento, norman la funcionalidad y operatividad de la gestión documental y la administración de los archivos.


    El Sistema se integra por:


    • Área coordinadora de archivos.
    • Las áreas operativas siguientes:
    • a)De correspondencia.
      b)Archivo de trámite, por área o unidad.
      c)Archivo de concentración.
      d)Archivo histórico (en proceso de creación).



    -Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2021
    -Informe de cumplimiento del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2020

    Nota: Toda vez que la Ley de Archivos de la Ciudad de México establece la obligación de publicar de manera anual tanto el Programa Anual como el informe de cumplimiento al programa del ejercicio anterior.

    Es la unidad de archivo integrada por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones del Instituto.



    Funciones:


    • Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca y reciba.

    • Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de los inventarios documentales.

    • Resguardar los documentos y la información que haya sido clasificada de acuerdo con la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública, en tanto conserve tal carácter.

    • Colaborar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley General, en esta Ley y sus disposiciones reglamentarias.

    • Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y recomendaciones dictados por el Área Coordinadora de Archivos.

    • Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración.


    Consulta: La consulta de expedientes deberá realizarse mediante el control de consulta respectivo.

    El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD) es un grupo interdisciplinario de personas servidoras públicas responsables de promover y garantizar la correcta gestión de los documentos y la administración de archivos con la finalidad de coadyuvar en la valoración y gestión documental.


    El COTECIAD del Instituto se integra por las personas titulares de los archivos de trámite, concentración e histórico y titulares de:

    • Coordinación de archivos.

    • Unidad Central de Correspondencia u Oficialía de Partes.

    • Unidad de Archivo de Resoluciones.

    • Dirección de Asuntos Jurídicos.

    • Unidad de Transparencia.

    • Órgano Interno de Control.

    • Dirección de Tecnologías de Información.

    • Dirección de Administración y Finanzas.

    • Aquellas personas que, por su experiencia, conocimiento y función dentro del sujeto obligado, se consideren idóneas para promover y garantizar la correcta gestión de documentos y administración de los archivos.


    Funciones genéricas:

    • Constituirse como el órgano técnico consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en la materia de archivos del Instituto.

    • Realizar los programas de valoración documental.

    • Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y concertación que favorezcan la implantación de las normas archivísticas para el mejoramiento integral de los archivos de los sujetos obligados.

    • Aprobar los instrumentos de control y de consulta archivísticos.

    • Emitir sus reglas de operación.


    Funciones específicas en materia de valoración archivística:

    • Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales, pautas de comportamiento y recomendaciones sobre la disposición documental de las series documentales.

    • Considerar, en la formulación de referencias técnicas para la determinación de valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental de las series, la planeación estratégica y normatividad.

    • Indicar si lo establecido en las fichas técnicas de valoración documental está alineado a la operación funcional y a la misión y objetivos estratégicos del sujeto obligado y se respeta el marco normativo correspondiente.

    • Recomendar que se realicen procesos de automatización en apego a lo establecido para la gestión documental y administración de archivos.



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